每周案例—模仿董事长签字，司机兼助理六年虚假报销3880万元时间：2021-04-29

【案例回放】

贾某某自2010年起担任唐山宏润实业有限公司董事长的助理及司机，主要负责董事长费用报销及日常生活起居等。

自2011年至2017年2月19日间，贾某某利用其担任董事长助理的职务便利，采取增大董事长签好的报销凭单金额或模仿董事长签字虚开报销凭单的方式，多次向公司财务虚报开支将公司财产非法占为己有，大肆用于购买房产、汽车、保险及日常消费等。根据法院判决书显示，在送检的863份报销凭单中，有515份的大写金额栏存在添加图像形态或模仿字迹图像形态，共计金额3880万元。其中，模仿字涉及金额为2223万元，添加字涉及金额为520万元。

最近一次虚假报销经过：

2017年2月18日下午，公司董事长通知贾某某需要5万元，贾某某便电话通知公司出纳，告知董事长需要5万元，第二天来取，出纳当天从银行取了5万元现金放至保险箱内。19日上午，贾某某未办理任何手续便从财务部先取走了5万元放在董事长卧室的保险柜，事后填写报销凭单，报销单用途为董事长业务费，金额5万元，申请人为贾某某，且小写没有封口、大写留有一定空隙。报销单经董事长签字后贾某某又将董事长签好的报销凭单在小写5前面填上“￥和1”，在大写伍前面填上“壹拾”两个字。当天下午贾某某凭借报销凭单到财务补办手续，财务部见报销单经董事长签字便按贾某某要求再给了1万元现金，剩余9万元用财务部经常用的网银（卡名王某某）打给了贾某某。

在六年期间内，贾某某通过虚假报销，购买了多处房产、多辆车辆，给亲属及情人多次转账，购买高额理财产品并进行多处投资，金额总数高达上千万。最终，河北省唐山市丰润区人民法院认为，贾某某利用职务之便，将本单位财物非法占为己有，数额巨大，其行为已构成职务侵占罪。

案例来源：裁判文书网

网址：https://wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181029CR4M5A62CH/index.html

【案例分析】

本案例中，董事长司机兼助理利用职务便利，在长达六年的时间里虚假报销上千万，无疑说明公司财务内控严重缺失，相关流程不规范，导致资金活动的管理存在巨大漏洞。公司为何在长时间内未发现问题，又该如何预防此类问题呢？

一、   费用报销流程不规范

本案例中，董事长司机兼助理之所以能够成功虚假报销上千万，主要原因就是公司内部的报销流程不规范。

首先，公司出纳在进行董事长费用报销时，未将报销款转账至董事长本人银行账户，而是转账至司机银行账户。

其次，公司财务部收到报销申请后仅凭董事长的签字便由出纳进行报销，可见公司董事长报销费用无需履行报销审批程序，财务部门也无任何针对相关凭证的复核流程，缺乏详细的管理标准及程序。

因此，建议公司建立完善的财务内控，尤其是标准的报销审批及支付流程，要求实际申请人提出报销申请时注明报销事宜并附相关的凭证、发票等，确保资金收付以真实的业务发生为基础，并严格制定内部审核审批权限，只有经相关权限人、财务部门审核审批通过后方可进行后续支付流程，如为董事长发生的费用，可授权总经理进行审批，且报销费用必须转账至申请人本人银行账户，确保报销的真实性、合理性及金额的准确性。

此外，为进一步降低风险，建议公司减少现金业务的发生量，明确规定报销费用的支付方式，如非必要，尽可能统一采取银行转账。

二、   缺少财务分析，无法及时发现问题

在本案例中有一点值得关注，贾某某六年时间虚报3880万元个人报销费用，如此大的报销金额增长，公司财务部门及高层管理人员竟未察觉任何异常，表明公司缺少定期的财务统计分析，未能通过财务数据的异常情况及时发现公司存在的问题。

财务分析在企业财务管理中起着举足轻重的作用，企业不仅可以通过分析财务数据来评价过去的经营业绩、衡量现在的财务状况、预测未来的发展趋势，也可以利用具体的数据指标来识别异常，从而发现其背后存在的管理漏洞。企业应当指定专业人员定期进行财务分析，进一步提升财务管理水平。此外，案例中贾某某身兼司机和董事长助理双职，全权负责董事长费用报销等事项，职位较为敏感，应作为定期分析检查的重点。

三、   报销未走公司账，存在“账外账”

本案例还暴露出一个问题，即：公司出纳在对报销费用进行打款时，所使用的银行账号为私人账号，非公司账号，说明公司可能存在“账外账”的情况。由于管理粗放或法纪观念淡薄等原因，许多企业“账外账”现象屡见不鲜，公司财务通过编制两套账本或是更多账本来修饰公司实际经营状况，以达到逃税、虚增收入利润等目的，不仅违法违规，也增加了企业的财务风险及经营风险，容易导致资金混乱以及舞弊现象的发生。

企业应当依法依规经营管理，明确规定公司进行银行业务时，银行账户必须是公司银行账户，严禁使用任何个人或其他单位账户。

【小结】

资金是企业生存和发展的重要基础，而资金活动内部控制却通常是企业内部管理的关键薄弱环节，如何规范相关业务流程，维护资金的安全与完整，防范资金活动风险，对企业长远发展至关重要。因此，企业应建立和完善严格的资金管理制度，加强资金活动的集中归口管理，明确资金收付流程以及各环节的职责权限和岗位分离要求，定期进行财务数据分析，从而确保资金活动安全有效运行。